Chi phí trả trước là gì? Quy định về hạch toán chi phí trả trước

Chi phí trả trước được biết đến là một trong những khoản khoản kinh phí mà công ty bỏ ra để mua các thiết bị hỗ trợ trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu bạn đang muốn hiểu hơn về loại chi phí này cũng như cách hạch toán sao cho đúng quy định thì hãy cùng Trí Luật tìm hiểu chi tiết trong bài viết sau đây nhé!

Chi phí trả trước của doanh nghiệp

Khái niệm chi phí trả trước là gì?

Chi phí trả trước là một khoản chi phí đã phát sinh trước đó mà doanh nghiệp cần phải bỏ ra để mua một CCDC hay một số tài sản khác nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán khác nhau.

Chi phí trả trước có những loại nào?

Trong một doanh nghiệp sẽ có rất nhiều khoản chi phí trả trước. Thông thường, dựa vào thời gian sử dụng, chi phí trả trước của mỗi doanh nghiệp sẽ được phân chia thành 2 loại chính là chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn.

Chi phí trả trước ngắn hạn là gì?

Đây là khoản chi phí của doanh nghiệp đã phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của nhiều kỳ hạch toán trong 1 năm tài chính hay 1 chu kỳ kinh doanh.

Một số chi phí hoặc nghiệp vụ liên quan đến chi phí trả trước ngắn hạn:

• Chi phí về việc thuê văn phòng, cửa hàng, xưởng sản xuất.
• Chi phí dùng để thuê dịch vụ cung cấp cho hoạt động kinh doanh, sản xuất.
• Giá trị bao bì luân chuyển, chi phí mua các tài liệu kỹ thuật và các đồ dùng cho thuê với thời hạn tối đa là 1 năm tài chính hoặc 1 chu kỳ kinh doanh.
• Chi phí mua các loại bảo hiểm như bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm thân xe,... cùng các lệ phí mua và trả 1 lần trong năm.
• Chi phí liên quan đến các CCDC có thời gian sử dụng dưới 1 năm và thuộc tài sản giá trị lớn lưu động sản xuất được dùng 1 lần.
• Chi phí sửa chữa tài sản cố định phát sinh một lần quá lớn và cần phải phân bổ cho nhiều kỳ kế toán trong năm tài chính hoặc theo một chu kỳ kinh doanh.
• Các chi phí phát sinh trong thời gian ngừng việc.

Chi phí trả trước dài hạn là gì?

Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí của doanh nghiệp đã phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh có thời hạn trên 12 tháng hoặc hơn 1 chu kỳ (thông thường tính từ thời điểm trả trước). Bên cạnh đó, lợi thế kinh doanh và lợi thế thương mại còn chưa phân bổ vào chi phí tại thời điểm báo cáo thì cũng được xem là chi phí trả trước dài hạn.

• Chi phí thuê hoạt động tài sản cố định như nhà xưởng, văn phòng làm việc, quyền sử dụng đất, cửa hàng và các tài sản cố định khác phục vụ cho kinh doanh, sản xuất trong nhiều năm tài chính.

• Chi phí để thành lập công ty, quảng cáo, hoạt động đào tạo nhân viên,...
• Chi phí nhằm phục vụ các nghiên cứu có giá trị lớn.
• Chi phí dùng để mua bảo hiểm, lệ phí mua và trả 1 lần cho nhiều năm.
• Chi phí di chuyển cửa hàng, văn phòng, địa điểm kinh doanh.
• Các công cụ, dụng cụ của doanh nghiệp có giá trị lớn được dùng 1 lần hoặc có liên quan đến hoạt động sản xuất hơn 1 năm tài chính.
• Các khoản phí khác như tiền lãi của việc mua hàng trả góp, phát hành trái phiếu có giá trị cao, liên quan đến bất động sản, tiền sửa chữa các tài sản cố định,...

Chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn

*** Thông tin thêm: Cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp

Nguyên tắc khi phân bổ chi phí trả trước

Việc tính và phân bổ các khoản chi phí trả trước vào chi phí sản xuất kinh doanh từng kỳ kế toán phải được căn cứ vào tính chất và mức độ từng loại chi phí để lựa chọn phương pháp và tiêu thức hợp lý.

Đồng thời, kế toán phải theo dõi chặt chẽ và chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí.

Đối với các khoản chi phí trả trước bằng ngoại tệ, nếu thời điểm lập báo cáo có bằng chứng chắc chắn về việc người bán không cung cấp hàng hóa, dịch vụ và doanh nghiệp sẽ nhận lại các khoản trả trước bằng ngoại tệ thì nó được xem là các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ. Đồng thời, phải đánh giá lại theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm đó.

Nguyên tắc khi hạch toán chi phí trả trước

Quy định về hạch toán chi phí trả trước

Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản chi phí trả trước - 242 bao gồm bên nợ (các khoản phát sinh trong kỳ) và bên có (các khoản đã tính và chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ). Cách hạch toán chi phí trả trong kế toán theo bảng dưới đây:

*** Có thể bạn cần biết: Giải thể doanh nghiệp là gì?

Ví dụ về chi phí trả trước

Để hiểu rõ hơn về cách hạch toán chi phí trả trước như thế nào, bạn hãy cùng tham khảo qua ví dụ sau đây:

Ví dụ: Phòng kế toán của công ty TNHH ZXY có mua 10 cái ghế xoay với đơn giá chưa thuế là 200.000 đồng/cái. Được biệt VAT là 10%, tổng tiền thanh toán là 2.200.000 đồng. Khi nhận hàng, công ty XYZ sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Giả sử công ty mua về không nhập kho mà sử dụng luôn.

Vậy khi hạch toán chi phí như sau:

• Nợ TK 242: 2.000.000 đồng.
• Nợ TK 1331: 200.000 đồng.
• Có TK 111: 2.200.000 đồng.

Trên đây là toàn bộ những thông tin về chi phí trả trước là gì cùng cách hạch toán trong kế toán. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu và cần hỗ trợ thêm trong việc lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính, quyết toán thuế, hãy liên hệ đến Trí Luật qua hotline (028) 7304 5969.