Trong bối cảnh pháp luật lao động ngày càng chú trọng đến quyền lợi của người lao động, việc đăng ký bảo hiểm xã hội (BHXH) lần đầu cho doanh nghiệp trở thành một yêu cầu thiết yếu. Tuy nhiên, quy trình đăng ký này có thể gây khó khăn nếu bạn không nắm rõ các bước cần thiết, nguy cơ rủi ro pháp lý cao. Trong bài viết này, Trí Luật sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, giúp họ thực hiện quy trình nhanh chóng và chuẩn xác.
Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
Nhóm đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, BHYT và BHTN
Theo các quy định pháp luật, những nhóm đối tượng bắt buộc phải tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) và Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bao gồm:
Theo Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bao gồm:
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên.
- Cán bộ, công chức, viên chức.
- Quân nhân, công an.
- Người làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
- Người quản lý doanh nghiệp.
- Người hoạt động không chuyên trách ở xã, phường, thị trấn.
Theo Điều 12 Luật Bảo hiểm y tế 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2014), đối tượng tham gia bảo hiểm y tế (BHYT) bao gồm:
- Người lao động.
- Người hưởng lương hưu, trợ cấp mất sức lao động.
- Cán bộ, công chức, viên chức.
- Người thuộc hộ gia đình nghèo, cận nghèo.
- Trẻ em dưới 6 tuổi.
- Học sinh, sinh viên.
- Người thuộc diện chính sách xã hội.
Theo Điều 43 Luật Việc làm 2013, đối tượng tham gia bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) bao gồm:
- Người lao động làm việc theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc từ 3 tháng trở lên.
Nhóm đối tượng tham gia BHXH, BHYT và BHTN
Hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp
Để hoàn tất đăng ký BHXH, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS), báo cáo tình hình sử dụng lao động và danh sách tham gia BHXH, BHYT, BHTN (Mẫu D02-LT), 1 bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy tờ liên quan khác theo yêu cầu.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp đến cơ quan BHXH nơi đặt trụ sở để nộp. Cán bộ BHXH sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được thông báo đăng ký thành công và mã số BHXH. Thời gian giải quyết thủ tục được quy định rõ ràng.
Mẫu đăng ký BHXH TK3-TTS
Hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động
Để đăng ký BHXH cho người lao động, bước đầu tiên cần chuẩn bị là tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS), cùng với các giấy tờ khác tùy theo từng trường hợp cụ thể. Sau khi hoàn tất hồ sơ, người lao động có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH địa phương, thông qua đơn vị sử dụng lao động, hoặc qua dịch vụ công trực tuyến.
Sau khi hồ sơ được xử lý, người lao động sẽ nhận được sổ BHXH và thẻ BHYT. Lưu ý rằng thông tin trên hồ sơ phải chính xác và trùng khớp với các giấy tờ tùy thân, và nên liên hệ với cơ quan BHXH địa phương để được hướng dẫn chi tiết và cập nhật các quy định mới nhất.
Mẫu TK1-TS
Hồ sơ, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng
Để đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, người lao động cần chuẩn bị tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS), hợp đồng lao động hoặc hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, giấy tờ chứng minh thời gian làm việc ở nước ngoài và các giấy tờ khác tùy theo trường hợp. Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người lao động có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH địa phương hoặc thông qua đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam.
Sau khi hồ sơ được xử lý, người lao động sẽ nhận được sổ BHXH. Lưu ý rằng thông tin trên hồ sơ phải chính xác và trùng khớp với các giấy tờ tùy thân, và nên liên hệ với cơ quan BHXH địa phương hoặc đơn vị đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài để được hướng dẫn chi tiết và cập nhật các quy định mới nhất.
Quy trình thực hiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu
Quy trình thực hiện đăng ký BHXH bao gồm các bước sau đây. Được thiết kế để giúp doanh nghiệp và người lao động hoàn thành thủ tục một cách hiệu quả:
Bước 1: Xin cấp mã đơn vị cho doanh nghiệp (nếu có)
Đối với các doanh nghiệp mới thành lập chưa có mã đơn vị BHXH, bước đầu tiên trong thủ tục đăng ký BHXH lần đầu là xin cấp mã này từ cơ quan BHXH. Mã đơn vị BHXH là mã số định danh duy nhất, giúp cơ quan BHXH quản lý thông tin đóng BHXH, BHYT, BHTN của doanh nghiệp.
Để xin cấp mã, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gồm tờ khai TK3-TS, bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, danh sách lao động tham gia BHXH (mẫu D02-TS), bảng kê thông tin (mẫu D01-TS) và các giấy tờ khác theo yêu cầu. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của BHXH Việt Nam.
Mẫu D01-TS
Bước 2: Báo cáo tăng, giảm số lượng lao động (nếu có)
Sau khi có mã đơn vị, doanh nghiệp cần báo cáo tình hình sử dụng lao động, đặc biệt là khi có sự thay đổi về số lượng lao động. Báo cáo này giúp cơ quan BHXH cập nhật chính xác số lượng lao động tham gia BHXH, ảnh hưởng đến việc tính toán mức đóng. Doanh nghiệp cần sử dụng mẫu D02-LT để báo cáo, điền đầy đủ thông tin về người lao động. Báo cáo có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH hoặc nộp điện tử qua Cổng dịch vụ công hoặc các phần mềm kê khai BHXH. Đây là bước quan trọng để hoàn thiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp.
Mẫu D02-LT
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ
Trước khi nộp hồ sơ đăng ký BHXH, doanh nghiệp hoặc người lao động cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Hồ sơ tùy thuộc vào đối tượng đăng ký. Đối với người lao động, cần chuẩn bị tờ khai TK1-TS, giấy tờ tùy thân và các giấy tờ chứng minh đối tượng được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (nếu có). Đối với doanh nghiệp, cần chuẩn bị mẫu TK3-TS, mẫu D02-TS, mẫu D01-TS. Tất cả giấy tờ cần được kiểm tra kỹ lưỡng, đảm bảo còn hiệu lực và đúng quy định.
Bước 4: Nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp hoặc người lao động có thể nộp hồ sơ đăng ký BHXH tại cơ quan BHXH. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan BHXH, qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến qua Cổng dịch vụ công. Khi nộp trực tiếp, nên đến vào giờ hành chính và mang theo giấy tờ tùy thân. Khi nộp trực tuyến, cần có chữ ký số và tài khoản trên cổng dịch vụ công. Sau khi nộp hồ sơ, sẽ nhận được phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS).
Bước 5: Nộp lệ phí BHXH
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp hoặc người lao động cần nộp lệ phí BHXH theo quy định trong đăng ký BHXH. Lệ phí này được quy định cụ thể cho từng trường hợp. Lệ phí có thể nộp tại quầy thu ngân của cơ quan BHXH hoặc qua các hình thức thanh toán trực tuyến. Sau khi nộp lệ phí, cần giữ lại biên lai để xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ.
Bước 6: Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ thủ tục đăng ký BHXH lần đầu được xử lý, doanh nghiệp hoặc người lao động sẽ nhận được kết quả, bao gồm sổ BHXH, thẻ BHYT và các giấy tờ liên quan. Theo quy định chung, thời gian cấp sổ BHXH và thẻ BHYT mới không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ theo quy định. Tuy nhiên, thời gian này có thể thay đổi tùy thuộc vào khối lượng công việc và quy trình cụ thể của từng cơ quan BHXH địa phương. Đối với trường hợp xin cấp mã đơn vị cho doanh nghiệp, thời gian có thể kéo dài hơn, thường từ 1 đến 7 ngày làm việc.
Kết quả có thể nhận trực tiếp tại cơ quan BHXH, qua dịch vụ bưu chính hoặc nhận bản điện tử qua Cổng dịch vụ công. Khi nhận kết quả, cần kiểm tra thông tin trên sổ BHXH và thẻ BHYT để đảm bảo chính xác. Nếu có bất kỳ sai sót nào, cần báo ngay cho cơ quan BHXH để được điều chỉnh kịp thời.
Thời hạn trả kết quả hồ sơ đăng ký BHXH lần đầu là 20 ngày từ ngày cơ quan BHXH nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Doanh nghiệp cần lưu ý khi làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu
Khi thực hiện thủ tục đăng ký BHXH lần đầu,doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau để đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác: Đây là yếu tố then chốt để tránh việc hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ lưỡng danh mục hồ sơ cần thiết, đảm bảo mọi giấy tờ đều hợp lệ và thông tin chính xác, tránh bị kéo dài thời hạn duyệt.
- Nắm rõ quy trình và thời hạn: Tìm hiểu kỹ lưỡng quy trình đăng ký, thời hạn nộp hồ sơ và các quy định liên quan để tránh vi phạm.
- Cập nhật thông tin mới nhất: Các quy định về BHXH có thể thay đổi. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và cập nhật thông tin từ cơ quan BHXH hoặc các nguồn tin chính thống.
- Liên hệ cơ quan BHXH khi cần thiết: Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc khó khăn nào trong quá trình làm thủ tục, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với cơ quan BHXH để được giải đáp và hướng dẫn kịp thời.
- Lưu trữ hồ sơ cẩn thận: Sau khi hoàn thành thủ tục, doanh nghiệp nên lưu trữ cẩn thận các giấy tờ liên quan để sử dụng cho các giao dịch sau này.
- Chú ý đến thời hạn nộp hồ sơ: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ đăng ký BHXH cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Những lưu ý khi làm thủ tục đăng ký BHXH lần đầu
Tóm lại, thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp tuy có nhiều bước nhưng hoàn toàn có thể thực hiện hiệu quả nếu doanh nghiệp nắm rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Nếu doanh nghiệp cần hỗ trợ chi tiết hoặc tư vấn chuyên sâu về thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho doanh nghiệp, hãy liên hệ (028) 7304 5969 với Trí Luật để được giải đáp và hỗ trợ kịp thời.
.jpg)
.png){kind=small}
