Hướng dẫn cách quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2022

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là việc kê khai số thuế phải nộp trong một năm đối với cá nhân có thu nhập từ các nguồn chịu thuế. Cá nhân có thể ủy quyền cho đơn vị trả thu nhập thực hiện hoặc tự quyết toán thông qua hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế theo hướng dẫn dưới đây.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là khoản tiền mà cá nhân phải nộp từ tiền lương hoặc các nguồn thu nhập khác như kinh doanh, đầu tư,... nhằm đóng góp vào ngân sách nhà nước. Mức thuế này dùng để phát triển cơ sở hạ tầng và cung cấp dịch vụ công cộng. Theo quy định, cá nhân có thu nhập trên 11 triệu đồng/tháng phải đóng thuế, trong khi thu nhập dưới mức này sẽ được miễn thuế.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quá trình mà một cá nhân có thu nhập kê khai lại các khoản thu nhập của mình trong một năm tính thuế để xác định chính xác số thuế phải nộp. Quá trình này giúp đảm bảo rằng bạn đã nộp đúng số thuế và có thể được hoàn lại nếu đã nộp thừa.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân 

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là một nghĩa vụ pháp lý của mọi công dân có thu nhập trên mức nhất định (trên 11 triệu) tại Việt Nam. Dưới đây là quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

Đối tượng phải quyết toán thuế TNCN

Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và Công văn 883/TCT-DNNCN, ba đối tượng chính phải quyết toán thuế TNCN gồm:

• Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp quyết toán thuế .
• Tổ chức trả thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công.
• Tổ chức, cá nhân trả thu nhập được cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công ủy quyền quyết toán thuế

Đối tượng không phải quyết toán thuế

Theo Công văn 2783/CTTPHCM-TTHT năm 2024, có 4 trường hợp cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không phải quyết toán thuế TNCN như sau:

• Cá nhân có số thuế TNCN phải nộp thêm sau quyết toán từ 50.000 đồng trở xuống, tự xác định miễn thuế và không phải nộp hồ sơ quyết toán.
• Cá nhân có số thuế TNCN nộp thừa, không yêu cầu hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, có thu nhập vãng lai bình quân tháng dưới 10 triệu đồng đã khấu trừ thuế 10%, không yêu cầu quyết toán.
• Cá nhân được mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc (không tính bảo hiểm hưu trí tự nguyện), đã khấu trừ thuế 10% phần phí bảo hiểm do người sử dụng lao động đóng, không phải quyết toán thuế.

Thời hạn quyết toán thuế TNCN

Theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, thời điểm quyết toán thuế TNCN hàng năm là tháng 3 và tháng 4. Chẳng hạn:

• Đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập, hạn chót quyết toán thuế TNCN năm 2023 là ngày 01/4/2024 do ngày 31/3 rơi vào Chủ Nhật.
• Đối với cá nhân trực tiếp quyết toán thuế, hạn chót là ngày 02/5/2024 vì ngày 30/4 - 01/5 là ngày nghỉ lễ.

Thời hạn kê khai thu nhập cá nhân

Tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần chuẩn bị những gì?

Để thực hiện tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân, người nộp thuế cần chuẩn bị đăng ký tài khoản thuế và giấy tờ theo hướng dẫn sau:

Đăng ký tài khoản thuế điện tử

Để đăng ký tài khoản thuế điện tử, cá nhân có thể thực hiện đăng ký qua ứng dụng etax mobile, cổng dịch vụ quốc gia hoặc cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế. Quy trình thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1: Truy cập website Thuế Việt Nam và chọn “Đăng ký”.

Truy cập website Thuế Việt Nam

Bước 2: Nhập mã số thuế, mã kiểm tra, chọn "Cá nhân", sau đó nhấn "Đăng ký".

Nhập mã số thuế, mã kiểm tra

Bước 3: Cung cấp số điện thoại, email và mã xác nhận (nếu có), sau đó nhấn "Tiếp tục".

Cung cấp thông tin và chọn tiếp tục

Bước 4: Kiểm tra tờ khai “Đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử”, xác nhận thông tin và nhấn "Hoàn thành đăng ký".

Kiểm tra tờ khai và xác nhận hoàn thành

Bước 5: Nếu có mã xác nhận, hệ thống gửi thông báo qua email và mật khẩu qua điện thoại. Nếu chưa có mã, bạn cần đến cơ quan thuế để hoàn tất đăng ký, mang theo CMND/CCCD/Hộ chiếu. Sau đó, nhấn "Kết thúc" để hoàn thành đăng ký tài khoản thuế điện tử.

Chuẩn bị chứng từ, hồ sơ quyết toán thuế TNCN

Để tự quyết toán thuế TNCN theo quy định tại Công văn 883/TCT-DNNCN năm 2022, hồ sơ cần chuẩn bị gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc (mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN).
• Bản sao các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ hoặc nộp trong năm, bao gồm cả thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
• Bản sao chứng từ khấu trừ thuế TNCN hoặc giấy chứng nhận khấu trừ thuế (nếu áp dụng chứng từ điện tử thì sử dụng bản giấy chuyển đổi từ chứng từ gốc).
• Bản sao chứng từ đóng góp vào các quỹ từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có).
• Tài liệu chứng minh thu nhập từ tổ chức quốc tế hoặc từ nước ngoài.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc (nếu chưa đăng ký).

Hướng dẫn cách tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online đơn giản

Việc tự quyết toán thuế giúp bạn chủ động trong việc quản lý thuế cá nhân. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước để hoàn tất thủ tục một cách nhanh chóng.

Lưu ý: Người nộp thuế chỉ có thể lập tờ khai quyết toán thuế sau khi đã đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế ( mật khẩu được cung cấp qua số điện thoại hoặc mail sau khi đã hoàn thành đăng ký).

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử của Tổng cục Thuế với tài khoản đã đăng ký

Truy cập vào website https://canhan.gdt.gov.vn/, chọn “ đăng nhập”

 Giao diện website thuế điện tử

Người dùng đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử hoặc tài khoản định danh điện tử.

Đăng nhập bằng tài khoản thuế

Bước 2: Chọn “Quyết toán thuế” -> “Kê Khai thuế trực tuyến”

Sau khi đăng nhập, người nộp thuế chọn mục "Quyết toán thuế" rồi tiếp tục vào "Kê khai trực tuyến".

Kê khai trực tuyến

Điền đầy đủ các thông tin bắt buộc có dấu (*)

Chọn loại tờ khai: 02/QTT-TNCN - Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (theo Thông tư 80/2021).

Khai báo thông tin tờ khai thuế

Bước 3: Khai tờ khai quyết toán thuế ( Cung cấp các thông tin mục *) 

Tiếp theo, người nộp thuế cần lựa chọn cơ quan thuế quyết toán dựa trên 1 trong 3 trường hợp sau:

TH1: Người nộp thuế có 1 nguồn thu nhập

Người nộp thuế có 1 nguồn thu nhập duy nhất từ tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc từ nước ngoài (không khấu trừ tại nguồn). Người nộp thuế kê khai trực tiếp với cơ quan thuế và chọn "Cục thuế" nơi đã khai trực tiếp.

Người nộp thuế có 1 nguồn thu nhập

TH2: Người nộp thuế có 2 nguồn thu nhập

Người nộp thuế có từ 2 nguồn thu nhập trở lên, bao gồm cả thu nhập được khấu trừ tại nguồn và thu nhập khai trực tiếp. Người nộp thuế tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan.

Người nộp thuế có 2 nguồn thu nhập

TH3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế (Nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập) 

Người nộp thuế chỉ có thu nhập khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập. Khai thông tin về nơi làm việc ( tích vào ô 1, 2 nếu có thay đổi nơi làm việc; ô 3, 4, 5 nếu không).

Tiếp theo, chọn trường hợp quyết toán:

• Quyết toán theo năm dương lịch.
• Năm kê khai 2023, từ tháng 1/2023 đến tháng 12/2023.
• Đối với người nước ngoài, nếu quyết toán thuế theo 12 tháng liên tục không trùng với năm dương lịch, hoặc quyết toán chưa đủ 12 tháng, cần chọn khoảng thời gian từ tháng nào đến tháng nào phù hợp với tình hình thực tế của người nộp thuế.
• Loại tờ khai chính thức hoặc bổ sung (nếu khai lại do sai sót).

Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế

Bước 4: Chọn “Tiếp tục” để cung cấp thông tin tờ khai

Sau khi nhấn “Tiếp tục” bạn sẽ chuyển sang phần nhập liệu tờ khai quyết toán thuế và các phụ lục liên quan. Người quyết toán thuế cần bắt đầu nhập thông tin vào các phụ lục, bao gồm Phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN và Tờ khai 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021.

Nếu cá nhân có yêu cầu miễn giảm thuế do những sự kiện đặc biệt như thiên tai, hoả hoạn, tai nạn hoặc bệnh hiểm nghèo, cần tích chọn vào ô tương ứng trên tờ khai khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công.

Người nộp thuế cần kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng bao gồm: Tên, địa chỉ, quận/huyện, tỉnh/thành phố, số điện thoại, fax, email. Nếu có sai sót, điều chỉnh thông tin ngay trên hệ thống.

Cung cấp thông tin tờ khai

Hướng dẫn điền tờ khai và phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN

Chỉ tiêu [21]: Tổng thu nhập chịu thuế (TNCT) phát sinh tại Việt Nam từ tiền lương, tiền công.

Chỉ tiêu [23]: Tổng TNCT phát sinh ngoài Việt Nam (nếu có).

Các khoản giảm trừ:

• Chỉ tiêu [28]: Khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học.
• Chỉ tiêu [29]: Khoản đóng bảo hiểm.
• Chỉ tiêu [30]: Khoản đóng quỹ hưu trí tự nguyện.

Phụ lục tờ khai

Số thuế đã nộp và các khoản trừ

• Chỉ tiêu [34]: Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập.
• Chỉ tiêu [35]: Số thuế đã nộp trực tiếp cho cơ quan thuế.
• Chỉ tiêu [36]: Số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có).
• Chỉ tiêu [37] và [38]: Số thuế đã nộp trùng do quyết toán vắt năm (nếu có).
• Chỉ tiêu [43]: Số thuế được miễn do số tiền thuế còn phải nộp sau quyết toán dưới 50.000 đồng.

Số thuế đã nộp và các khoản trừ

Nếu có số thuế nộp thừa, người nộp thuế có thể chọn hoàn trả hoặc bù trừ cho các khoản phải nộp ngân sách nhà nước. Thông tin về tài khoản ngân hàng cần được điền chính xác nếu chọn phương thức hoàn trả qua chuyển khoản.

Cung cấp chính xác thông tin về tài khoản ngân hàng nếu chọn phương thức chuyển khoản

Đối với phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN, người nộp cần khai báo thông tin người phụ thuộc để được tính giảm trừ thu nhập. Thông tin chi tiết về người phụ thuộc, bao gồm họ tên, mã số thuế, loại giấy tờ và thời điểm bắt đầu (kết thúc) nghĩa vụ nuôi dưỡng, cần được nhập đầy đủ.

Bảng kê giảm trừ gia cảnh

Lưu ý: [16] - Từ tháng: Đây là thời điểm bắt đầu tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế, dựa trên thời gian thực tế phát sinh trong năm đó. Chỉ tiêu [17] - Đến tháng: Là thời điểm kết thúc nghĩa vụ nuôi dưỡng trong năm tính thuế hoặc là tháng 12 nếu nghĩa vụ nuôi dưỡng chưa kết thúc trong suốt năm tính thuế đó.

Bước 5: Chọn “Nộp tờ khai” hoặc “Xuất kế XML” để đồng thời để lưu và nộp tờ khai

Người nộp thuế nhấn chọn vào ô “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về những số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm”.

Chọn “Nộp tờ khai” hoặc “Xuất kế XML”

Lưu ý: Nhấn lưu bản nháp thường xuyên để tránh mất dữ liệu đã nhập.

Chọn “Kết xuất XML”

Sau đó chọn “Kết xuất XML” để lưu tờ khai đã hoàn thành và chọn “ Nộp hồ sơ”.

Bước 6: Gửi hồ sơ với các chứng từ liên quan

Để hoàn tất việc gửi hồ sơ, vui lòng thực hiện theo các bước sau:

Chọn phụ lục đính kèm, bao gồm:

• Chứng từ khấu trừ thuế
• Chứng từ nộp thuế
• Chứng từ về các khoản từ thiện, nhân đạo (nếu có)
• Tài liệu chứng minh số tiền đã trả của đơn vị trả thu nhập ở nước ngoài
• Các chứng từ khác (nếu có)

Nhấn vào tùy chọn để đính kèm tệp dữ liệu cần gửi.

Chọn để đính kèm tệp dữ liệu cần gửi

Sau khi đã chọn phụ lục và tệp dữ liệu, nhấn “Tiếp tục”.

Nhấn “Tiếp tục”.

Nhập mã kiểm tra xác thực nộp tờ khai và nhấn “Tiếp tục”.

Nhập mã kiểm tra

Nhập mã OTP được gửi từ Tổng Cục Thuế qua tin nhắn điện thoại và nhấn “Tiếp tục”.

Nhập mã OTP

Sau khi nộp tờ khai thành công, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận vào email đã đăng ký. Đồng thời, một tin nhắn thông báo sẽ được gửi đến số điện thoại đã đăng ký với nội dung: “Hồ sơ khai thuế điện tử mẫu 02/QTT-TNCN đã được gửi thành công. CQT sẽ trả thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận sau 01 ngày làm việc.”

Lưu Ý:

• Nếu không nhận được tin nhắn xác nhận từ Tổng Cục Thuế: Kiểm tra lại xem đã nhập mật khẩu giao dịch điện tử trong quá trình quyết toán chưa. Nếu chưa, bạn cần đăng ký lại giao dịch điện tử và thực hiện kê khai từ đầu.
• Nếu có nhiều Mã Số Thuế: Liên hệ với cơ quan thuế để xử lý điều chỉnh chỉ còn một mã số thuế duy nhất và sử dụng mã này để thực hiện đăng ký giao dịch điện tử.
• Nếu phát sinh số thuế phải nộp thêm: Vui lòng nộp thuế qua ứng dụng Etax Mobile hoặc tại ngân hàng gần nhất. Hạn nộp thuế trước ngày 02/5/2024.

Mức phạt hành vi vi phạm về thời hạn kê khai thuế TNCN

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định cụ thể như sau:

• Nộp hồ sơ khai thuế trễ từ 01 đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ: Phạt cảnh cáo.
• Nộp hồ sơ khai thuế trễ từ 01 đến 30 ngày (trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ nêu trên): Phạt từ 2.000.000 đến 5.000.000 đồng.
• Nộp hồ sơ khai thuế trễ từ 31 đến 60 ngày: Phạt từ 5.000.000 đến 8.000.000 đồng.
• Nộp hồ sơ khai thuế trễ từ 61 đến 90 ngày: Phạt từ 8.000.000 đến 15.000.000 đồng.
• Nếu trễ từ 91 ngày trở lên nhưng không có phát sinh thuế phải nộp hoặc không nộp phụ lục liên quan đến giao dịch liên kết: Phạt theo quy định từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.
• Nộp hồ sơ khai thuế trễ hơn 90 ngày, có phát sinh thuế phải nộp nhưng đã nộp đủ trước khi cơ quan thuế kiểm tra: Phạt từ 15.000.000 đến 25.000.000 đồng.

Lưu ý: Mức phạt tiền nêu trên là mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức. Mức xử phạt đối với cá nhân bằng 1/2 mức xử phạt đối với tổ chức. Thời hiệu xử phạt là 2 năm kể từ ngày vi phạm.

Cách tra cứu tờ khai quyết toán thuế điện tử TNCN online

Việc tra cứu giúp người nộp thuế kiểm tra và xử lý kịp thời các sai sót hoặc nhầm lẫn, đồng thời dễ dàng theo dõi tình trạng của hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Chọn "Tra cứu QTT" trong mục Tra cứu.

Bước 2: Lựa chọn loại Tờ khai, chọn ngày gửi và nhấn "Tra cứu".

Bước 3: Nhận kết quả tra cứu từ hệ thống.

Cách tra cứu tờ khai quyết toán thuế điện tử

Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn về quy trình quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trực tuyến cùng các mẫu biểu liên quan mà bạn cần nắm rõ. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn thực hiện quyết toán thuế thuận lợi và hiệu quả. Chúc bạn thành công!

Ngoài ra, nếu bạn đang cần tư vấn thêm thông tin hoặc muốn tìm kiếm đơn vị ủy quyền làm báo cáo thuế, quyết toán thuế,... bạn có thể liên hệ với Trí Luật qua hotline (028) 7304 5969 để được hỗ trợ.