Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN là vấn đề được nhiều người lao động và doanh nghiệp quan tâm khi bước vào giai đoạn kê khai thuế hằng năm. Việc nắm rõ quy định về các trường hợp được phép ủy quyền, hồ sơ cần chuẩn bị và thời hạn thực hiện sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, đồng thời tuân thủ đúng theo Luật Quản lý thuế và Thông tư 80/2021/TT-BTC. Hãy cùng Trí Luật tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây để chủ động và an tâm hơn trong kỳ quyết toán năm nay.
Ủy quyền quyết toán thuế TNCN là gì?
Ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là việc cá nhân người lao động ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập (thường là công ty/doanh nghiệp) thực hiện quyết toán thuế TNCN thay mình với cơ quan thuế vào cuối năm.
Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN quy định tại điều 21 TT92/2015/TT-BTC – Sửa đổi bổ sung điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC, Điểm d2 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP:
- Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên tại một nơi.
- Cá nhân thực tế đang làm việc tại thời điểm tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thuế, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm.
- Cá nhân có thu nhập vãng lai ở các nơi khác bình quân tháng trong năm không quá 10 triệu đồng và đã được khấu trừ thuế TNCN 10% tại nơi chi trả vãng lai nếu không có yêu cầu quyết toán thuế đối với phần thu nhập này.
Mẫu giấy Uỷ quyền quyết toán thuế TNCN đang áp dụng theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Người lao động ký và nộp cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự của công ty trước thời hạn quyết toán.
Mẫu ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Thời hạn quyết toán thuế TNCN năm 2025
Theo Luật Quản lý Thuế 2019 và hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC, thời hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 được xác định cụ thể cho từng trường hợp. Các thời hạn hồ sơ quyết toán theo một số trường hợp:
- Chậm nhất là ngày 31/3/2026 đối với cá nhân ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay.
- Chậm nhất là ngày 4/5/2026 đối với cá nhân tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế. Mặc dù theo quy định là ngày 30/4, nhưng do trùng với kỳ nghỉ lễ 30/4 và 1/5, thời điểm nộp được lùi sang ngày 04/5/2026.
Lưu ý: Nếu nộp hồ sơ trễ hạn sẽ bị xử phạt theo Quy định tại Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đối với cá nhân mức phạt bằng ½ mức phạt đối với tổ chức.m. Đồng thời, cá nhân có thu nhập từ nhiều nơi cần xác định đúng cơ quan thuế nơi cư trú để nộp hồ sơ.
Quy trình về ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Quy trình ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cần được thực hiện tuần tự để đáp ứng đầy đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN theo quy định pháp luật và tránh sai sót trong quá trình xử lý hồ sơ. Khi bạn đã xác định mình đáp ứng điều kiện để ủy quyền quyết toán thuế TNCN, có thể tiến hành theo các bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra xem bạn có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi làm việc duy nhất trong năm và đang làm việc thực tế tại thời điểm tổ chức quyết toán thuế. Bên cạnh đó, bạn không có thêm thu nhập từ nơi khác, hoặc nếu có thì đã bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% và không yêu cầu hoàn thuế hay giảm trừ gia cảnh chưa đăng ký.
- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ ủy quyền gồm giấy ủy quyền theo mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC cùng các chứng từ chứng minh thu nhập liên quan.
- Bước 3: Nộp hồ sơ này cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự trước ngày 31/3 của năm tiếp theo. Tổ chức sẽ tổng hợp danh sách người lao động ủy quyền và gửi hồ sơ cho cơ quan thuế.
- Bước 4: Theo dõi kết quả quyết toán thông qua bộ phận kế toán hoặc nhân sự để biết số thuế được hoàn lại hoặc khoản cần nộp thêm.
Lưu ý: Hãy lưu trữ bản sao hồ sơ và thông báo quyết toán để sử dụng khi cần đối chiếu hoặc kiểm tra sau này.
Quy trình ủy quyền quyết toán thuế TNCN giúp người lao động giảm bớt thủ tục phức tạp
Xem thêm: Quyết toán thuế TNCN cho người làm 2 công ty trong 1 năm?
Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN trong năm 2025
Việc nắm rõ các quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh được những rắc rối không cần thiết. Dưới đây chúng tôi sẽ phân tích chi tiết điều kiện dành cho từng đối tượng cụ thể.
Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân cư trú
Đối với năm 2025, cá nhân cư trú có thể ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho tổ chức chi trả thu nhập nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây:
- Ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi duy nhất trong năm tính thuế.
- Thực tế đang làm việc tại tổ chức đó vào thời điểm tổ chức thực hiện quyết toán thuế (kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm).
- Không có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại nơi khác trong năm, hoặc nếu có thì:
- Thu nhập vãng lai bình quân tháng không vượt quá 10 triệu đồng/tháng.
- Đã bị khấu trừ thuế TNCN theo tỷ lệ 10% tại nơi chi trả.
- Không yêu cầu hoàn thuế hoặc giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chưa đăng ký.
Trường hợp đặc biệt: Nếu cá nhân được điều chuyển giữa các tổ chức trong cùng hệ thống (do sáp nhập, chia tách, chuyển đổi loại hình...), thì vẫn có thể ủy quyền cho tổ chức mới quyết toán thay phần thu nhập từ tổ chức cũ.
Mẫu hồ sơ ủy quyền: Cá nhân cần điền Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN và nộp cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự trước thời hạn quyết toán.
Muốn ủy quyền quyết toán thuế TNCN, cá nhân cư trú cần đáp ứng tiêu chí thu nhập từ một nguồn duy nhất
Điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN đối với cá nhân là người nước ngoài
Cá nhân là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam có thể ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cho tổ chức chi trả thu nhập nếu đáp ứng các điều kiện sau trong năm 2025:
- Có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên với tổ chức chi trả thu nhập tại Việt Nam.
- Đang làm việc thực tế tại thời điểm tổ chức quyết toán thuế, kể cả khi không làm đủ 12 tháng trong năm.
- Chỉ có thu nhập từ tiền lương, tiền công do tổ chức chi trả (không có thêm thu nhập từ kinh doanh, chuyển nhượng chứng khoán, cho thuê nhà...).
- Nếu có thu nhập vãng lai từ nơi khác thì:
- Phải được khấu trừ thuế TNCN đầy đủ theo tỷ lệ 10%.
- Không yêu cầu hoàn thuế hoặc giảm trừ gia cảnh chưa đăng ký.
Lưu ý: Tổ chức chỉ được quyết toán thay phần thu nhập mà họ trực tiếp chi trả. Nếu người nước ngoài có thêm thu nhập từ nguồn khác, họ phải tự quyết toán phần đó.
Mẫu hồ sơ ủy quyền: Người lao động nước ngoài cần điền Mẫu số 08/UQ-QTT-TNCN và nộp cho bộ phận kế toán hoặc nhân sự trước thời hạn quyết toán.
Xem thêm: Dịch vụ báo cáo thuế
Giải đáp một số thắc mắc khi ủy quyền quyết toán thuế TNCN
Trong quá trình tìm hiểu điều kiện khi muốn ủy quyền quyết toán thuế TNCN, nhiều người dùng vẫn còn băn khoăn về việc có bắt buộc phải ủy quyền hay không, trường hợp nghỉ việc hoặc có thu nhập từ nhiều nguồn thì xử lý thế nào. Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến nhất.
Có bắt buộc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không?
Việc ủy quyền quyết toán thuế TNCN không phải là nghĩa vụ bắt buộc đối với mọi cá nhân. Nếu bạn đáp ứng đầy đủ điều kiện để ủy quyền quyết toán thuế TNCN và muốn đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thay thì có thể lựa chọn ủy quyền. Ngược lại, nếu muốn tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế, bạn vẫn được phép thực hiện và cần chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Nghỉ việc rồi có được ủy quyền quyết toán thuế ở công ty cũ không?
Người lao động đã nghỉ việc không không được ủy quyền quyết toán thuế ở công ty cũ do không đáp ứng được yêu cầu ủy quyền quyết toán thuế TNCN: “thực tế KHÔNG làm việc tại đó vào thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế”
Có thu nhập ở 2 nơi có được ủy quyền quyết thuế không?
Theo Điểm d, Khoản 6, Điều 8 tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nếu bạn có thu nhập chính từ hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên tại một nơi thì đủ điều kiện để ủy quyền quyết toán thuế. Trường hợp bạn chỉ có thêm khoản thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng mỗi tháng và đã bị khấu trừ thuế 10%, vẫn được phép ủy quyền quyết toán tại nơi làm chính. Tuy nhiên, nếu khoản thu nhập phụ vượt mức hoặc chưa bị khấu trừ thuế đầy đủ, bạn bắt buộc phải tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
Người có thu nhập ở 2 nơi vẫn có thể ủy quyền khi chỉ có một nguồn thu nhập chính
Nắm rõ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế TNCN năm 2025 giúp bạn chủ động thực hiện nghĩa vụ thuế, tiết kiệm thời gian và tránh sai sót. Nếu đủ điều kiện, bạn có thể ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện thay để giảm áp lực thủ tục. Hoặc bạn cần đơn vị luật uy tín để thay bạn thực hiện, hãy liên hệ Trí Luật qua hotline (028) 7304 5969 để tư vấn chi tiết và hỗ trợ nhanh chóng.
.jpg)
.png){kind=small}
