Tờ khai thuế điện tử là một trong những báo cáo mà doanh nghiệp cần phải nộp lên cơ quan thuế. Tuy nhiên, hiện nay, một số doanh nghiệp mới thành lập vẫn còn khá lúng túng trong việc kê khai và nộp qua mạng. Chính vì vậy, ngay trong bài viết bày, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn chi tiết cách nộp tờ khai thuế điện tử cùng một số lưu ý nhằm đảm bảo việc kê khai được chính xác và thuận lợi hơn. Hãy cùng theo dõi nhé!

Hướng dẫn cách nộp tờ khai thuế điện tử qua mạng

Tờ khai thuế là gì?

Tờ khai thuế là văn bản mẫu do Bộ Tài chính cấp và quy định để cho người nộp thuế kê khai các thông tin nhằm qua đó xác định chính xác nghĩa vụ về thuế của người nộp đối với ngân sách nhà nước.

Kê khai thuế qua mạng là hình thức kê khai trên máy tính và nộp qua mạng internet. Để thực hiện, các doanh nghiệp cần phải có máy tính kết nối internet và đảm bảo đường truyền ổn định để trong quá trình nộp không gặp phải sự cố. Theo đó, tất cả các doanh nghiệp có đủ điều kiện thực hiện kê khai thuế qua mạng đều có thể tự nguyện đăng ký.

Người nộp thuế có thể lập và nộp lên cơ quan quản lý thuế bằng văn bản giấy hoặc phương thức điện tử.

Quy định về nộp tờ khai thuế điện tử

Nộp tờ khai thuế là công việc quan trọng và bắt buộc, do đó mỗi doanh nghiệp cần nghiêm túc thực hiện để tránh bị xử phạt hành chính. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập cần tiến hành kê khai thuế ban đầu trong vòng 10 ngày tính từ ngày được cấp Giấy phép kinh doanh.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện cách nộp tờ khai thuế qua mạng. Một số loại thuế cần phải kê khai như: kê thai thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế môn bài,..

Lợi ích của việc kê khai thuế qua mạng

Việc triển khai hệ thống Dịch vụ thuế điện tử giúp mang đến cho các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan thuế nhiều lợi ích. Một số lợi ích của việc nộp thuế qua mạng có thể kể đến như:

• Tiết kiệm được thời gian và chi phí đi lại cho người nộp thuế thay vì phải đến trực tiếp trụ sở của cơ quan thuế như trước đây.
• Các bước thực hiện kê khai đơn giản, nhanh chóng và đảm bảo được tính minh bạch.
• Hồ sơ được lưu trữ lâu dài, tránh tình trạng bị thất lạc, trùng lặp hoặc hư hỏng. Bên cạnh đó, dữ liệu được đồng bộ với hệ thống dữ liệu của quốc gia.
• Giúp tiết kiệm chi phí lưu trữ hồ sơ bằng bản giấy.
• Cơ quan thuế và Chính phủ có thể quản lý hồ sơ đơn giản và hiệu quả hơn.

Nộp tờ khai thuế qua mạng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian

Chuẩn bị gì trước khi nộp tờ khai thuế điện tử

Để có thể tiến hành làm báo cáo và nộp tờ khai thuế điện tử một cách thuận tiện nhất, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các yêu cầu như sau:

1. Đăng ký tài khoản kê khai trên trang mạng thuedientu.gdt.gov.vn
2. Chuẩn bị một chữ ký số hoặc chữ ký điện tử (bắt buộc)
3. Chuẩn bị sẵn một máy tính có kết nối internet ổn định để đảm bảo quá trình kê khai không bị gián đoạn
4. Cài đặt phần mềm hỗ trợ kê khai trên máy tính, ưu tiên chọn phiên bản cập nhật mới nhất.

*** Tìm hiểu: Cách tính thuế thu nhập cá nhân

Hướng dẫn kê khai thuế qua mạng

Để tiến hành quy trình nộp tờ khai thuế qua mạng qua trang thuedientu.gdt.gov.vn, bạn cần thực hiện theo các bước hướng dẫn chi tiết sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản trên hệ thống kê khai thuế điện tử

Truy cập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và đăng ký tài khoản cho doanh nghiệp theo các bước yêu cầu của hệ thống. Sau đó trở về trang chủ và đăng nhập vào. Trong đó:

• Tên đăng nhập: Là mã số thuế đã đăng ký của doanh nghiệp
• Mật khẩu: Là phần mật khẩu được khai báo ngay tại bước đăng ký tài khoản

Giao diện đăng nhập cho người nộp thuế trên hệ thống

Bước 2: Nộp tờ khai thuế điện tử

Để kê khai thuế điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn tờ khai thuế theo 1 trong 2 cách như sau:

• Cách 1: Tạo tờ khai thuế trực tiếp trên https://thuedientu.gdt.gov.vn/.

• Cách 2: Tạo tờ khai thuế thông qua phần mềm hỗ trợ khai thuế. Sau đó kết xuất và lưu tờ khai ở định dạng XML - Extensible Markup Language.

Trên thanh menu của trang web, chọn “Khai thuế” => “Nộp tờ khai XML” => “Chọn tệp tờ khai”. Lúc này, bạn cần chọn đúng file tờ khai thuế được định dạng XML và nhấn chọn “Open” để nộp lên hệ thống.

Các bước thực hiện nộp tờ khai thuế điện tử

Bước 3: Ký điện tử và hoàn tất nộp tờ khai thuế

Đối với trường hợp kê khai trên phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế, sau khi bạn tải tờ khai từ máy tính lên hệ thống thì bấm chọn “Ký điện tử” => Nhập mã PIN => bấm chọn “Nộp tờ khai” để hoàn tất.

Bước 4: Kiểm tra kết quả nộp tờ khai thuế điện tử

Sau khi bạn thực hiện xác các bước hướng dẫn kê khai thuế qua mạng như trên, cơ quan thuế sẽ gửi đến bạn 2 thông báo qua email đã đăng ký tài khoản của doanh nghiệp. Bao gồm:

• Thông báo 1: Thông báo đã tiếp nhận hồ sơ khai thuế điện tử trong vòng 15 phút (kể từ khi ký và nộp tờ khai thuế thành công).

• Thông báo 2: Thông báo về kết quả nộp tờ khai thuế qua mạng đã thành công trong vòng 1 ngày làm việc (tính từ thời điểm cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ). Nếu trong trường hợp chưa thành công, cơ quan thuế sẽ gửi lại yêu cầu điều chỉnh.

Tra cứu kết quả nộp tờ khai thuế điện tử

Cách tra cứu tờ khai thuế qua mạng đã nộp

Để tra cứu tờ khai thuế điện tử đã nộp, bạn cần thực hiện theo các bước nhỏ sau đây:

• Bước 1: Trên thanh menu, chọn chức năng “Khai thuế” => “Tờ khai”
• Bước 2: Chọn loại tờ khai mà bạn cần tra cứu
• Bước 3: Nhấp chọn “Tra cứu” và kết quả tra cứu sẽ được hiện ra ngay bên dưới.

Cách hủy tờ khai thuế điện tử đã nộp trên hệ thống

Khi bạn tra cứu và phát hiện tờ khai thuế của mình bị nhầm hoặc sai sót số liệu thì cần thực hiện theo các hướng dẫn chi tiết sau đây:

Điều chỉnh tờ khai thuế điện tử do sai thông tin, số liệu

Bạn cần lập tờ khai bổ sung và nộp lại tờ khai đã chỉnh sửa lên hệ thống theo các bước như trên. Khi đó, cơ quan thuế sẽ dựa theo số liệu tờ khai bổ sung để ghi nhận kết quả.

Lưu ý: Doanh nghiệp không cần phải làm thủ tục hủy tờ khai ban đầu đã nộp.

Bổ sung tờ khai lên hệ thống do sai thông tin, số liệu

Nộp nhầm tờ khai thuế qua mạng

Khi nộp nhầm tờ khai thuế qua mạng, bạn cần nộp lại tờ khai thuế đúng lên hệ thống. Bên cạnh đó, bạn sẽ gửi thêm 1 công văn nữa lên cơ quan thuế để xin hủy bỏ tờ khai thuế đã nộp nhầm trước đó.

Lưu ý: Hiện nay vẫn chưa có quy định chính thức về mẫu công văn xin hủy. Do đó, doanh nghiệp có thể tự biên soạn hoặc liên hệ đến triluat.com để được hỗ trợ.

*** Xem thêm: Quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Các lỗi thường gặp khi nộp tờ khai thuế điện tử và cách khắc phục

Sau đây là một số lỗi mà các doanh nghiệp thường mắc phải khi thực hiện kê khai thuế qua mạng và cách khắc phục:

Lỗi 1: Tờ khai không đúng định dạng với XSD

Có 2 cách để bạn xử lý loại này:

• Cách 1: Gỡ bỏ phần mềm Hỗ trợ kê khai cũ và cài đặt phần mềm Hỗ trợ kê khai phiên bản mới nhất. Sau đó, tiến hành làm lại tờ khai thuế để nộp lên lại hệ thống Thuế điện tử.
• Cách 2: Nếu cách 1 không hiệu quả và hệ thống vẫn còn báo lỗi, thì bạn cần xem chi tiết lỗi và sửa trực tiếp tại dòng có lỗi bằng ứng dụng Notepad++. Ngoài ra, bạn cũng có thể thực hiện nhấp chuột phải vào tờ khai và chọn edit để sửa trực tiếp dòng bị lỗi.

Lỗi 2: Mã PIN sai khi ký kiện tử

Nguyên nhân của lỗi khi nộp thuế qua mạng này là do người dùng nhập sai mã PIN được cấp. Để khắc phục, bạn cần liên hệ với tổ chức công cấp mã số thuế cho doanh nghiệp để được cấp lại mã PIN chính xác.

Lỗi 3: Chữ ký số không đúng hoặc tìm không có chữ ký số

Lỗi này thường có 4 trường hợp:

• Trường hợp 1: Cắm nhầm chữ ký số của một đơn vị khác. Do đó, bạn cần tìm đúng chữ ký số của đơn vị cần kê khai thuế điện tử.
• Trường hợp 2: Cắm chữ ký số nhưng máy tính chưa nhận. Lúc này, bạn cần rút chữ ký số ra và thực hiện cắm lại.
• Trường hợp 3: Series của chữ ký số không khớp với số serial đã đăng ký. Bạn cần vào phần thay đổi thông tin để tiến hành cập nhật lại số series mới.
• Trường hợp 4: Chữ ký số đã hết hạn. Để gia hạn, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số để được hỗ trợ.

Bài viết trên đây, TRÍ LUẬT đã hướng dẫn chi tiết các bước nộp tờ khai thuế điện tử cùng một số cách khắc phục lỗi thường gặp trong quá trình kê khai. Hy vọng bài viết này đã mang đến cho bạn những thông tin hữu ích. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi qua hotline (028) 7304 5969 để được hỗ trợ tốt nhất nhé!