Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc thực hiện các thủ tục bắt buộc theo quy định của pháp luật. Trong đó, cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế như thế nào là vấn đề chung thường gặp. Vì vậy, trong bài viết này, Trí Luật sẽ hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số nhanh chóng, đơn giản và đúng nhất 2022 này.
 

Cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế cho doanh nghiệp
 

Chữ ký số là gì?

Theo Khoản 6 Điều 3 của Nghị Định 130/2018/NĐ-CP, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng trên hệ thống mật mã không đối xứng. Theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Cụ thể:

• Việc biến đổi nếu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa.
• Sự toàn vẹn về mặt nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Việc đăng ký chữ ký số có giá trị pháp lý như thế nào?

Căn cứ theo Điều 8 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định cụ thể như sau:

• Trong trường hợp pháp luật quy định những văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu hợp lệ là được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó đã được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 của Nghị định này.
• Trong trường hợp pháp luật quy định về văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là hợp lệ khi được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó đã được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 trong nghị định này.
   

Đăng ký chữ ký số cá nhân với cơ quan thuế
 

*** Xem thêm thông tin: Hướng dẫn cách nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN
 

Vì sao phải đăng ký chữ số doanh nghiệp?

Đối với cá nhân, chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay. Còn với các tổ chức và doanh nghiệp, chữ ký số sẽ có giá trị ngang với con dấu và chữ ký của người đại diện theo quy định của pháp luật. Theo đó, việc đăng ký chữ ký số cá nhân, doanh nghiệp sẽ có những lợi ích như sau:

• Thay thế cho việc dùng chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử trên môi trường số như ký thanh toán online, kết các hợp đồng điện tử, chuyển tiền trực tuyến hoặc thực hiện đóng bảo hiểm,...
• Dùng để ký trong các giao dịch như thư điện tử và ký vào các email để đối tác hoặc khách hàng xác nhận người gửi thư.
• Sử dụng cho các dịch vụ điện tử của chính phủ, ký số khi làm các thủ tục hành chính hay xin xác nhận của các cơ quan nhà nước.
• Sử dụng để thực hiện kê khai, nộp thuế trực tuyến, kê khai BHXH hoặc thực hiện khai báo với cơ quan hải quan, giao dịch chứng khoán điện tử, ngân hàng,....

Ngoài ra, chữ ký số còn giúp cho việc trao đổi dữ liệu giữa các cá nhân, tổ chức nhà nước được diễn ra một cách dễ dàng, nhanh chóng và đảm bảo về tính pháp lý, tiết kiệm nhiều thời chờ đợi và đi lại cũng như là không cần phải in ấn các hồ sơ.
 

Chữ ký số có vai trò thay thế cho chữ ký tay của cá nhân, doanh nghiệp
 

Doanh nghiệp có bị bắt buộc sử dụng chữ ký số không?

Hiện tại, không có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó, Theo Khoản 3 Điều 26 của Luật Doanh nghiệp 2020, các cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật trong những giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng.
 

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt khác, doanh nghiệp buộc phải sử dụng chữ ký số. Cụ thể, theo Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019: Người nộp thuế thực hiện các hoạt động kinh doanh tại địa bàn có điều kiện về cơ sở hạ tầng và công nghệ thông tin thì phải thực hiện kê khai, nộp thuế và giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật.
 

Pháp luật hiện không có bất kỳ quy định bắt buộc nào doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số
 

Hồ sơ, thủ tục đăng ký chữ ký số đến cơ quan thuế

Để được cấp phép và sử dụng chữ ký số hợp lệ, doanh nghiệp, tổ chức cần chuẩn bị đầy đủ những hồ sơ như sau:

• Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư.
• Giấy chứng nhận đăng ký thuế (nếu có).
• Giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo pháp luật như chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu.

Sau khi đã thực hiện đầy đủ hồ sơ cần thiết thì doanh nghiệp sẽ tiến hành gửi bộ hồ sơ này cho các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín đã được Bộ thông tin và truyền thông cấp phép như Trí Luật. Sau đó, doanh nghiệp sẽ thực hiện việc thanh toán lệ phí theo gói thời gian sử dụng, tùy theo nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp lựa chọn gói dịch vụ phù hợp.
 

*** Thông tin pháp luật khác: Hồ sơ khai thuế ban đầu bao gồm những gì?
 

Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế

Các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế qua mạng sẽ thực hiện theo các bước cụ thể sau đây:
 

Bước 1: Dùng thiết bị có kết nối với internet như máy tính để đăng nhập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

• Trước tiên, doanh nghiệp sẽ cấm USB token vào máy tính và truy cập vào Trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn và bấm chọn mục doanh nghiệp.
• Tiếp theo, dùng tài khoản đã được cấp trước đó để đăng nhập vào hệ thống. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có tài khoản thì người dùng sẽ sử dụng chữ ký số để đăng ký tài khoản.
   

Có 3 dạng tài khoản chính để bạn lựa chọn và đăng nhập (TK chữ ký số - Token):

• MST: Tài khoản được dùng để nộp các tờ khai thuế (không nộp được Tiền thuế).
• MST NT: Tài khoản được dùng để nộp tiền thuế (không nộp được Tờ khai)
• MST QL: Tài khoản được dùng để quản lý 2 tài khoản nêu trên, có thể thực hiện cấp quyền cho 2 tài khoản trên và cũng có thể thực hiện nộp được tờ khai + tiền thuế.
   

Trang thông tin của Tổng cục Thuế - Bộ tài chính
 

Bước 2: Ngay tại mục “Khai thuế” bạn bấm vào phần “Nộp tờ khai XML” và chọn “Chọn tệp tờ khai”.
 

Nộp tờ khai thuế để ký chữ ký số
 

Bước 3: Chọn file tờ khai cần nộp và được lưu lại máy tính rồi bấm chọn “Open”.

Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị giao diện về hệ thống đã nhận tờ khai, người dùng bấm chọn “Ký điện tử”.
 

Bấm chọn nút ký điện tử
 

Bước 5: Cửa sổ nhập mã PIN của USB Token sau khi hiển thị, nhập mã PIN của chữ ký số, sau đó bấm chọn “Login”.
 

Chọn Login để hoàn thành đăng ký chữ ký số
 

Bước 6: Khi hệ thống hiển thị kết quả về thông báo “Ký tệp tờ khai thành công”, bạn hãy bấm chọn OK để hoàn thành việc đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.

Bước 7: Sau khi ký số thành công, bạn cần bấm vào Nộp tờ khai.

Bước 8: Đối với các tờ khai yêu cầu phải đính kèm theo Phụ lục, bạn sẽ chọn mục Tra cứu để tìm kiếm loại tờ khai cần đính kèm rồi tải file Phụ lục từ máy tính và thực hiện ký số.

Chữ ký số có thời hạn sử dụng không?

Chữ ký số có giới hạn về thời gian sử dụng. Tùy vào quy mô và mục đích sử dụng mà doanh nghiệp chọn mua thời hạn phù hợp. Hiện nay, tại Trí Luật, dịch vụ đăng ký chữ ký số với 3 gói là 12 tháng, 24 tháng và 36 tháng. Bạn có thể tham khảo bảng giá của dịch vụ chữ ký số để biết thêm thông tin chi tiết.

Sự khác nhau giữa chữ ký số và chữ ký điện tử

Không ít người thường hay nhầm lẫn giữa chữ ký số và chữ ký điện tử. Vậy nên, để phân biệt được hai hình thức này, Trí Luật xin mời bạn tham khảo qua bảng so sánh dưới đây:
 

Tuy giữa chúng có nhiều sự khác biệt nhưng chung quy cả chữ ký số và chữ ký điện tử đều mang đến những lợi ích như sau:

• Giúp thay thế chữ ký giấy và linh hoạt hơn trong việc ký kết văn bản, hợp đồng khi có thể diễn ra ở bất kỳ đâu vào thời gian nào.
• Giúp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong suốt quá trình hoạt động giao dịch điện tử.
• Gửi, chuyển hồ sơ, tài liệu đến các tổ chức, cơ quan một cách nhanh chóng.
• Giúp bảo mật tuyệt đối danh tính của cá nhân, doanh nghiệp.
• Thuận lợi và nhanh chóng hơn trong việc nộp hồ sơ khai thuế, kê khai thuế cho doanh nghiệp.

Dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín Trí Luật

Theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP, dịch vụ chứng thực chữ ký số là một loại hình dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp cho thuê báo để xác thực việc thuê bao là người đã ký số trên thông điệp dữ liệu.
 

Dịch vụ chứng thực chữ ký số sẽ bao gồm:

• Tạo cặp khóa, hỗ trợ tạo cặp khóa bao gồm khóa bí mật và khóa công khai cho thuê bao.
• Cấp, gia hạn, phục hồi, thu hồi và tạm dừng chứng thư số của thuê bao.
• Duy trì cơ sở trực tuyến cơ sở dữ liệu về chứng thư số.
• Cung cấp các thông tin cần thiết để chứng thực chữ ký số của thuê bao đã ký số trên thông điệp dữ liệu.
   

Trí Luật được bà Võ Thị Dung - Phó Bí Thư Thành ủy TPHCM trao tặng danh hiệu "Sản phẩm dịch vụ tiêu biểu TPHCM năm 2019"
 

Trí Luật là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu chuyên cung cấp các giải pháp về luật thuế - kế toán - thủ tục pháp lý cho hơn chục ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ trên cả nước. Với hơn 18 năm hoạt động, chúng tôi tự hào mang đến cho quý doanh nghiệp dịch vụ chữ ký số an toàn vượt trội và bảo mật tuyệt đối. Đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về mặt kỹ thuật, chất lượng và an ninh thông tin được chứng nhận phù hợp theo tiêu chuẩn, cam kết hạn chế tối đa các rủi ro gặp phải trong quá trình ký số.
 

Như vậy, bài viết trên đây đã giải đáp chi tiết về cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế giúp doanh nghiệp thuận lợi và giảm thiểu bớt chi phí trong quá trình sử dụng. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay có nhu cầu gia hạn, ngừng chữ ký số, vui lòng liên hệ đến Trí Luật qua hotline (028) 7304 5969 để được hỗ trợ tốt nhất nhé!