Lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là nghiệp vụ quen thuộc với nhiều kế toán khi sử dụng hóa đơn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thức hiện. Trong bài viết này, Trí Luật sẽ hướng dẫn cách lập báo cáo đơn giản, nhanh chóng và đúng với quy định mới nhất hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!
Hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Các trường hợp phải lập bản báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Trước đây, các trường hợp phải báo cáo sử dụng hóa đơn được quy định tại Điều 27 của Thông tư 39/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2022, các quy định về việc lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bắt buộc tuân theo Điều 29 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
1. Hàng quý, cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp mua hóa đơn của cơ quan thuế (CQT) có trách nhiệm nộp bản báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn được sử dụng trong kỳ cho CQT quản lý trực tiếp.
Báo cáo sử dụng hóa đơn được nộp định kỳ theo quý, thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu trong quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn được quy định theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA có ban kèm theo Nghị định này.
Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức kinh tế nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0) và không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.
Trong trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn và đã thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (=0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế không cần phải báo cáo sử dụng hóa đơn.
2. Doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm thực hiện nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ khi tách, chia, giải thể, phá sản, sáp nhập, chuyển đổi sở hữu, bán, giao, cho thuê, khoán doanh nghiệp nhà nước cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.
3. Trường hợp hộ cá nhân, tổ chức kinh tế, doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn hoạt động khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ với CQT nơi chuyển đi.
Các trường hợp cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
*** Tìm hiểu thêm: Hóa đơn trực tiếp là gì? Sự khác nhau giữa hóa đơn trực tiếp và VAT
Có cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử không?
Khi đơn vị đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì có cần thực hiện cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử không? Trong trường hợp tổ chức, đơn vị đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nghĩa là đã không còn sử dụng hóa đơn giấy được mua tại cơ quan thuế thì không cần phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định.
Tuy nhiên, tại thời điểm mới bắt đầu chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử thì có 2 trường hợp cần lưu ý như sau:
- Trường hợp 1: Tại thời điểm chuyển sang áp dụng hóa đơn điện tử thì trước đó, trong cùng một quý, tổ chức, doanh nghiệp vẫn có phát sinh sử dụng hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế hoặc không sử dụng nhưng vẫn còn tồn số hóa đơn đã mua tại bản báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn quý trước thì doanh nghiệp vẫn phải nộp báo cáo sử dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Trường hợp 2: Tại thời điểm đơn vị chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử thì trong kỳ trước đã hết sử dụng hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (=0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh tế không cần phải lập báo cáo sử dụng hóa đơn.
Đơn vị không cần nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử
Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở đâu?
Căn cứ theo hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tại Quyết định 1421/QĐ-BTC, các đối tượng bao gồm hộ, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế lập báo cáo tình hình sử dụng điện tử và nộp đến Cục Thuế hoặc Chi cục Thuế thông qua cổng Thông tin điện tử Tổng cục Thuế.
Cách làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chi tiết như thế nào nhanh chóng và hiệu quả sẽ được chúng tôi hướng dẫn cụ thể trong nội dung tiếp theo. Hãy cùng theo dõi.
Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bằng phần mềm HTKK
Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK.
Bước 2: Vào mục “Hóa đơn” và chọn “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.
Bước 3: Nhập số liệu đầy đủ vào các cột
Để thực hiện cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và điền chính xác vào các chỉ tiêu cần có, bạn có thể tham khảo hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sau:
- Cột 1: Chọn loại hóa đơn mà bạn muốn báo cáo
- Cột 2: Ở cột này phần mềm sẽ tự động nhảy theo mã loại hóa đơn của cột 1 nên bạn không cần điền.
- Cột 3: Nhập theo mẫu trên hóa đơn của doanh nghiệp.
- Cột 4: Nhập ký hiệu trên hóa đơn của doanh nghiệp.
- Cột 5: Không cần nhập, phần mềm sẽ tự động điền.
- Cột 6,7, 8, 9: Nhập dạng số liệu.
- Cột 10, 11, 12: Phần mềm tự động cập nhật.
- Cột 13: Khi điền cần phải lưu ý vì số lượng sẽ không bao gồm các hóa đơn đã hủy, mất, xóa bỏ.
- Cột 14, 16, 18: Phần mềm tự động cập nhật.
- Cột 15, 17, 19: Đây là cột “số hóa đơn” bị xóa bỏ, mất và hủy nằm trong khoảng của cột 10, 11 và không được trùng hoặc giao nhau.
- Người lập biểu: Nhập tên của người thực hiện báo cáo.
- Người đại diện theo pháp luật: Nhập tên giám đốc.
- Ngày lập báo cáo: Để mặc định là ngày hiện tại. Người thực hiện có thể chỉnh sửa nhưng không được lớn hơn ngày hiện tại.
Bước 4: Ấn nút “Ghi” nếu có lỗi sai thì phần mềm sẽ tự động báo.
Bước 5: Cuối cùng, ấn nút “Kết xuất XML” và nộp qua mạng cho Cơ quan thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp.
Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK
*** Xem thêm: Các phương pháp hủy hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định hiện hành
Phạt Chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Căn cứ theo quy định tại Điều 29 của Nghị ĐỊnh 125/2020/NĐ-CP, quy định về việc xử phạt vi phạm hành chính về việc chậm nộp báo cáo sử dụng hóa đơn như sau:
Mức xử phạt khi chậm nộp báo cáo sử dụng hóa đơn
Doanh nghiệp không nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thì phạt bao nhiêu?
Tại điểm b Khoản 5 và 7 Điều 29 của Nghị định 125/2020/NĐ-CP được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021 có quy định rõ về mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về việc gửi báo cáo về hóa đơn như sau:
Phạt tiền từ 5 đến 15 triệu đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Nộp báo cáo, thông báo về hóa đơn gửi cơ quan thuế quá thời hạn quy định từ 91 ngày trở lên được tính từ ngày hết thời hạn theo quy định.
- Không nộp thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi đến cơ quan thuế theo quy định.
Hai hành vi được liệt kê trên đây chỉ là mức phạt đối với cá nhân. Trường hợp cùng một hành vi vi phạm thì mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, chứng từ được ban hành kèm theo Nghị Định 123/2020/NĐ-CP tại Phụ lục IA, cụ thể như sau:
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 2022 dành cho tổ chức kinh doanh, doanh nghiệp mua hóa đơn giấy của cơ quan Thuế
Qua bài viết này, Trí Luật hy vọng các quý doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã nắm được những thông tin cần thiết về việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quy định mới nhất. Ngoài ra, nếu bạn cần được tư vấn và hỗ trợ các thủ tục pháp lý liên quan khác, vui lòng liên hệ đến cho chúng tôi qua hotline (028) 7304 5969 để được phục vụ nhanh và tốt nhất nhé!
.png){kind=small}
